Comment mettre en place une procédure personnalisée ?

Avec TheAssistant, vous avez la possibilité de mettre vos tâches récurrentes en pilotage automatique !

Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez avoir souscrit à un Plan Pro minimum. La fonctionnalité "procédure personnalisée" est nécessaire.

Quelques rappels sur la différence entre préférences et procédures :

1. Les préférences : Ce sont les informations que vous partagez progressivement avec votre avatar. Elles lui permettent d’optimiser la gestion de vos futures demandes (par exemple, vos préférences de voyage).

2. Les procédures : Ce sont des ensembles de tâches spécifiques que vous partagez avec votre avatar pour la réalisation d’une mission propre à votre activité. Votre avatar s’adapte à vos outils (nous en maîtrisons plus de 500). Certaines tâches peuvent inclure des appels téléphoniques, etc.

Comment mettre en place une procédure personnalisée ?

Si votre procédure est déjà bien définie, vous pouvez simplement la partager avec votre assistant sous forme de texte. Cela permettra à l’assistant de l'intégrer rapidement à notre outil de gestion de procédures (le délai moyen observé pour l'implémentation et le déploiement est d'une semaine environ).
Pour une intégration rapide, nous recommandons de fournir la procédure sous un format texte clair, par exemple :

Procédure - Suivi mensuel BZS

Contexte : Eva souhaite que nous mettions à jour le tableau de suivi des temps BZS.

Récurrence : le 1 de chaque mois

Déclenchement : Automatique

PROCÉDURE à suivre

A - Vérification manuelle

1. Ouvrir le Suivi temps BZS

2. Aller sur l’onglet “Synthèse mensuelle”

3. Vérifier les informations du mois précédent

Attention : des formules ont été ajoutées afin que les informations se remplissent automatiquement, mais il peut y avoir un bug donc à vérifier.

4. Télécharger le tableau en version Excel

B - Confirmation de la réalisation

5. Envoyer la confirmation à Eva que le tableau a bien été mis à jour avec le lien Google Sheet ainsi que la version Excel en pièce jointe.

6. Fermer la tâche

💡 : Vous pouvez aussi envoyer des formats vidéo (Loom, Scribe, etc.).

Des actions sont-elles utilisées pour la mise en place de mes procédures ?

Oui, le nombre d’actions nécessaires pour mettre en place une procédure peut varier en fonction du format fourni et du travail que l’avatar devra effectuer pour traiter l’information.

Comment faire si je ne suis pas sûr de ma procédure, ou si je ne la maîtrise pas complètement ?

Si la procédure n’est pas encore bien définie ou si vous avez besoin d'aide pour la structurer, nous pouvons vous mettre en contact avec un Process Manager.

Son intervention peut entraîner des coûts supplémentaires en fonction du plan souscrit.